本文へジャンプ

デスクの上が片付いているといい仕事ができる 〜社員20名前後の会社のバックオフィス業務担当者に送るメッセージ〜

Posted by Samansa

こんにちは。サマンサです。バックオフィス業務を担当しています。

バックオフィス業務は、総務人事経理、その他もろもろと守備範囲が広い職種ですね。
バレーボールに例えるとリベロのような役割。拾えるものはとにかく拾うって感じです。

昨今は、デジタル化、ペーパーレス化が推進されてきてはいるものの、まだまだ紙の書類がたくさん流通しており、ちょっと席を離れた隙にデスクの上に書類の山が築かれていることもあります。

今すぐはやらないけど、今週中にはやるべきものっていう書類をついついデスクに積んでいたり、「仕掛りボックス」なんて気の利いた名前のボックスファイルをデスク上に設置して溜めこんだりしている人いませんか? 

注;この先は、あるある!私がそう! という方に向けたメッセージになります。それ以外の方にとってはつまらないかもしれません。ご了承ください。

山積みの書類は物語の世界!?

物語の世界では、今にも崩れそうな書類や本の山に囲まれたデスクで仕事をしている博士や科学者が登場しますが、これね、もしかしてデスクが整然と片付いていたら、彼らの研究はもっともっとすごいものになっていたのではないか? と思うのです。

なぜかというと、当たり前のことなのですが、デスクがきれいに片付いていて仕事に必要な書類、資料をさっと取り出せるほうが、探すことに費やす時間もなくなるし、クリアな思考で仕事に臨めるからです。

博士や科学者さんなら、あと一歩でものすごい研究成果を導きだせるところだったのに、目の前の書類が崩れてそのショックで考えたことがどこかに吹き飛んでしまった〜、ということもないでしょうし、我々一般人も、目に映る書類の山がプレッシャーになってストレスがたまり、仕事がしたくない、会社に行きたくない、はぁ〜となることもありません。

そんなことジョーシキでしょ! と言われそうですね。はい、極めて常識的なことです。すみません。でも、できていない人がいるからデスク整理術みたいな本が売れるのではないかしら。

ということで、ここからクリアデスクにするための具体的な整理方法が展開されると思うでしょうが、世の中はそんなに親切設計ではありません。
トヨタ生産方式とか超整理法とか断捨離とか、業務改善・整理整頓にはいろいろな手法がありますから、各自ググってみてください。

ちなみに、サマンサはどうして書類の山積みから脱却できたのかというと、デスクの上に出してあった書類を引き出しやキャビネットにしまったからです。ただそれだけ。

よくある仕掛りボックスは廃止

急ぎの書類や重要な書類はデスクの引き出しの一番上に突っ込んでいます。
最強のデスク整理術みたいな本やサイトには、一番上の引き出しには筆記用具やクリップ、はさみ、カッターなどを収納しましょうって書いてありますけどね!
デスクの端っこに山積みになっていたもののうち、急ぐもの、大事なものを分類して引出しの一番上に押し込めたのです。これで目に映るプレッシャーは排除できました。

引出しの一番上に入れるべきクリップやホチキス、のりなど書類以外の備品はデスクの上に置いてあります。デスク中央の薄い引き出しには、ボールペンやサインペン、消しゴムなどの筆記用具を収納しています。

これが正しいやり方ではないかもしれませんが、デスクの上に書類を置かないということをまず実現し、それができたら次のステップに進めばいいのかなと思います。
最初におおげさな目標を掲げると挫折してしまうので、最終的なゴールを思い描きつつ実現可能な目標を設定し、ひとつつずつクリアしていくのがよいのです。

これは、そうしたほうがいいかもしれないと思いつつ、重い腰の上がらない人へのメッセージなのです。
デスクが散らかっていつも仕事に追われ、毎日毎日帰るのが遅い人は、試しにデスクの上をクリアにしてみてください。

以上です!

で終わったら、ひんしゅくを買いそうなので、サマンサの使っている文房具のお気に入りを紹介して終わります。

写真1 - デスクの上が片付いているといい仕事ができる 〜社員20名前後の会社のバックオフィス業務担当者に送るメッセージ〜

  • ボールペン(無印良品)
    青と赤はさらさら描けるゲルボールペン、黒はポリカーボネイトボールペン。なくなっても近所のコンビニに行けばすぐ手に入るので便利です。
  • 修正テープ(無印良品)
    使いやすいです。なくなったら詰め替え用を買いにコンビニへ。
  • ふせん(アスクル)
    38×50mm シンプルにこのサイズ一択です。

写真2 - デスクの上が片付いているといい仕事ができる 〜社員20名前後の会社のバックオフィス業務担当者に送るメッセージ〜

  • レバーアーチファイル
    増えていく書類で、パラパラめくって閲覧したり外してコピーを取ったりする書類にはこれが便利。
  • フラットファイル
    テーマごとにファイルしたいものはこれを使っています。
  • ポケットファイル
    穴を開けたくない書類にはポケットタイプを使っています。用途にあわせて60ポケット、40ポケット、20ポケットの3種類を使い分けています。
  • クリアホルダー
    すぐにとりかかるもの、今週中にやるものなど流動的な書類はこちらにはさんでいます。


それではみなさん、ごきげんよう!

FRESHERS WANTED!
Recent Entries
MD EVENT REPORT
What's Hot?
日本各地の酒蔵との直取引により厳選して仕入れた日本酒を世界に販売
こんな僕たちの仲間に入りませんか?
Movable Type AWS 移管&アップグレード サービス
SNS・ブログ・メールからの流入数が一目でわかる
2018年度 新卒採用 Webデザイナー/エンジニア、プロデューサー/ディレクター募集
50,000円からのシネマグラフ(Cinemagraph)制作
TAKUYAが教えるギター・レッスン
KenKenが教えるベースギター教則アプリ
SNS連動型クチコミ拡散システム「レビュー ジェネレーター サービス」
1時間1万円の撮影スタジオ
Share this on
Facebook Twitter Google+