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プロジェクトを進行していると、クライアントからのご要望、クリエイターからの質問、社内の確認事項など、日々膨大な情報が行き交います。

そんな中で、口頭でのやり取り、Slackでのチャット、Backlogの課題などが入り乱れ、誰が・いつまでに・何をするのかというタスク管理が複雑に絡み合い、混乱した状態に陥ってしまう......なんてことは日常茶飯事です。

今回は、そんな情報が錯綜してしまった時に私が行った「情報の交通整理」についてご紹介したいと思います。

1. まずは一つひとつ整理する

まずやるべきことは一つひとつタスク（ないしバグ）単位で課題を立てることです。

様々な問題が絡み合っているように見えても、一つひとつ独立した課題として起票することで、プロジェクトが抱えているタスクの「総量」「優先度」「遅延状況」などが少しずつですが可視化されていきます。

MONSTER DIVEではBacklogをメインのタスク管理ツールとして利用しています。

Backlogで課題を一つずつ立てることで、「今、誰に担当（ボール）が回っていて」「その人に何をしてもらいたくて」「何をすればこの課題は完了となるのか」が明確になり、プロジェクトの進行がぐっとスムーズになります。

Backlogがない場合は、メモ書きでも良いのでまずは箇条書きでザっとタスクを羅列してみましょう。

ここで個人的に大事にしているのが、『自らの思考で整理するプロセス』です。

昨今ではAIを活用してタスクを要約することも容易ですが、あえて自分の頭で優先順位を判断し、課題を構造化することで、案件への深い理解や自身のディレクションスキルの向上に繋がると考えています。そのため、まずは自分自身の思考で整理することを大切にしています。
※もちろんAIによる効率化を否定する意図はなく、AIに頼ることと自身で考えることを適材適所で使い分けることが重要だという意味です。

2. 一つの課題であれもこれもしようとしない

タスク管理ツールを使っていると陥りがちなのが、1つの課題の中で複数の話題を進行させてしまうという状況です。

「関連してついでにあの件も...」と別の相談を混ぜてしまうと、コメントがどんどん嵩んでしまい、後から見返したときに非常に見づらくなってしまいます。

そもそも、メールでは何の話をしていたかが不透明になりやすいためにBacklogを導入したはずが、結果としてメールのスレッドと同じような煩雑な状態になってしまう......といった状況は、Backlogにおけるプロジェクト管理における「あるある」といえるかもしれません。

これを防ぐためのルールとして、以下の3点を意識しています。

• 課題名は「何の作業なのか」を端的にする
  
  • 良い例：「会社概要ページ｜マークアップ 」
  • 悪い例：「〇〇株式会社のサイトリニューアルについて」
• 詳細欄には「具体的にやること」を簡潔にまとめる
• 話が混在してしまいそうな場合は、別に課題を立ててそちらに誘導する
  ※3点目は実際の案件規模やクライアントとの関係性もあるので、ケースバイケースではあります。

クライアントやクリエイターに対して「何をして欲しいのか」をシンプルにわかりやすく言語化してまとめる作業は、「1. まずは一つひとつ整理する」と同じく自分自身の頭の中を整理することにも直結します。

一つのタスクに対して、一つのゴールを設定することを心がけましょう。

3. ツールの良いとこ取りをする

情報の集約は重要ですが、すべてのコミュニケーションをBacklogだけで完結させる必要はありません。

それぞれのツールの得意分野を活かして、良いとこ取りをしましょう。

① Slackや口頭でのコミュニケーション

「早めにレスが欲しい」「ちょっとした相談がしたい」といった、スピード重視のコミュニケーションにはやはり有効です。

ただ、デメリットとしてやりっ放しになりやすいので、メモ書きレベルで構わないのでBacklogに備忘録としてコメントを残しておくのが吉です。

② 課題管理表（スプレッドシートなど）

画面ごとやバグ単位でフィードバックを一覧化させ、ボリューム感や進捗を俯瞰したい時に便利です。

細かいですが「未着手」「処理中」「完了」などで各タスクの行の色を変えるようにすると、視覚的にもぱっと見でわかりやすくなるのでオススメです。

③ FigmaやAUNなどのビジュアルツール

デザインの修正指示など、テキストや口頭では伝わりづらい視覚的なフィードバックが直感的に分かります。

適材適所で使って見やすく、わかりやすく、効率良くプロジェクトを進めていきましょう。

おわりに

プロジェクトは日々進行し、情報や状況は常にアップデートされていきます。
それを一つずつ関係者全員が漏れなく整理し続けるのは、決して簡単なことではありません。

しかし、「たかが情報整理、されど情報整理」です。
情報が正しく整理されているだけで、クリエイターは作業に集中でき、クライアントは安心でき、プロジェクトは健全に進みます。

改めて、「情報の交通整理」を担うディレクターの仕事は重要なんだなぁと実感する日々です。

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